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【生産性】アフターコロナに電子契約は進むのか.

【生産性】アフターコロナに電子契約は進むのか.

こんにちは!ミズキです.

コロナになってテレワークをされている人は増えました.

一方,ハンコが必要な仕事であったり,契約書関係の仕事はまだまだ出社してこなしているという会社が多いと思います.

わたしの会社でも電子化されていない業務が多く,出社した際にはハンコを押したり,サインをする仕事を集中して行って業務が止まらないようにしています.

アフターコロナに電子契約が進むと思っていますので,その理由を書きつづろうと思います.

注)電子契約サービスは国内大手のクラウドサインを念頭においています.

  • 紙のやりとりはメンドウ
  • 保管スペースがいらない
  • セキュリティーレベルも高い(と思う)

紙のやりとりはメンドウ

仕事で契約書を作ることが多いのですが,契約書を完成させるまでには,取引先と連絡を取りあうことになります.

取引先とのやりとりは基本的にはメールで行っていましたので,かなりスムーズに契約書ができあがります.

ただ,ここからがメンドウです

契約書を紙に印刷して,ハンコを押して,印紙を貼り,,,作業工程多すぎ..

最後には取引先と郵送で契約書をやりとりすることになります.

少なくとも2週間くらいは時間がかかっていました

契約書を完成させる手間や時間を考えると電子契約は圧倒的にスムーズです.

ウェブ上で契約書の確認,押印までできてしまうので,30分くらいで作業は完了できるでしょう.

あと,

電子契約の利点は印紙が必要ない

ということです.

印紙税は紙で契約をした場合に必要となるモノらしいので,電子契約の場合は印紙税は発生しないので,印紙は必要ないということです.

参考:国税庁HP.書いてある文は難しいです..

ひとつ気になったのは,契約書を作成するところからウェブ上で作業ができるとありがたいです

保管スペースがいらない

わたしの会社では,契約書は基本的にカギのかかった保管庫にまとめて保存しているのですが,会社によってはふつうに書棚に入れていたりするかもしれません.

当然ですが,年月が経つと契約書も増えていきますし,物理的なスペースが必要になっていきます.

契約書には保存期間が設定されていると思いますので,簡単に捨てることもできないと思います.

電子契約サービスの場合,クラウド上にデータが保存されていますので,スペースがゼロで済みます.

また,職場で火事がおこったとか,地震で書類がバラバラになってというような不測の事態でも問題がおこらないと思います.

不測の事態への対応ができているのがリスク管理としてはありがたいところになるかと思います.

セキュリティーレベルも高い(と思う)

契約書をクラウド上に保管しているため,セキュリティーがダイジョウブかが一番気になるところかもしれません.

わたし自身がセキュリティーの専門家ではないので,セキュリテーについては正直ちょっと分かりません..すいません.

ただ,クラウド上に保管していた情報が外部に流出したとか,契約書のデータが消えたとか,こういったことがおこると,電子契約サービスを提供している会社は間違いなくアウトになります.

万全の体制をとっていると思いますので,現時点ではあまり気にしてないです

以上,いかがだったでしょうか.
会社で電子契約サービスを利用していなくても,取引先が使っているかもしれません.電子契約サービスを使いたいといわれて,サッと対応できたらいいですね.

少しでも参考にしていただけたらうれしいです.
ありがとうございました!

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